🔍 Determinar la necesidad: Evalúa si es necesario programar una reunión o si un correo o una conversación bastarían.
📩 Agendar por calendario e-mail: Al programar, define claramente los objetivos y el propósito de la reunión, así como los resultados o problemas a abordar.
🧍♂️Seleccionar participantes: Identifica participantes con conocimiento pertinente, capacidad de toma de decisiones o habilidades técnicas para contribuir de manera valiosa.
📊 Proporcionar información anticipada: En la invitación, incluye informes o datos cruciales para revisión previa, especificando en el cuerpo del mensaje, la necesidad de revisión previa de la información para un debate eficiente.
🎤 Establecer el rol del Presentador: Define claramente tu papel en la reunión. Prepara con antelación la información a presentar y los mensajes clave a comunicar. Asegúrate de ajustarte al tiempo establecido para la reunión, reservando espacio para debates significativos y la toma de decisiones. Equilibra la presentación con la participación activa de los asistentes. 💬
⏰ Anticipación: Asegúrate de llegar con tiempo suficiente, especialmente si eres el presentador. Esto te permitirá preparar las ayudas audiovisuales y tener las presentaciones abiertas, garantizando un inicio sin contratiempos. La anticipación es clave para una experiencia fluida y profesional. Si es viable, con antelación solicita a un colega de tu mismo nivel que te asista tomando notas durante la reunión. Esta colaboración facilitará una documentación precisa y te permitirá concentrarte plenamente en la presentación, interacción y los temas discutidos.
🗣️ Presentación: Al iniciar, recuerda a los participantes el objetivo de la reunión y luego procede con tu presentación. Se sugiere adoptar un enfoque inductivo, es decir, presenta tus hipótesis y conclusiones inicialmente, y a lo largo del contenido, respalda y fortalece tu mensaje. Esta estrategia cautiva la atención y construye una narrativa envolvente.
👂 🤝 Participación: Si tu rol en la reunión es de participación, practica una atención plena y escucha activa. Permite que el presentador exponga su planteamiento sin tomar juicios de manera personal. Evita confrontaciones directas y, si surge un tema que demanda más análisis, sugiere al presentador explorarlo a fondo en futuras reuniones o en una conversación privada. Fomenta un ambiente de diálogo respetuoso y constructivo enfocado en las ideas. Pide la palabra para preguntar, compartir tu opinión o conclusión sobre el tema, sin acaparar el tiempo de la reunión.
Respeto: Evita mantener conversaciones paralelas 👥💬 o utilizar tu dispositivo móvil🙅♂️📱, fomenta un entorno respetuoso que demuestre tu compromiso con la discusión en curso.
<aside> 📝 Notas de la reunión: Utiliza este template para capturar de manera efectiva las notas de la reunión y registrar las acciones resultantes. Simplifica el proceso y asegura una documentación clara y organizada.
</aside>
🕒 Respeto del Tiempo: Finaliza la reunión puntualmente, respetando el tiempo de todos. Demuestra consideración por la agenda y programación de los participantes.
📊 Resumen: Cierra la reunión con un breve resumen de los puntos clave discutidos. Refuerza los aspectos esenciales para asegurar la retención de información. Establece claramente los próximos pasos y acciones a seguir. Define responsabilidades, enregables con 📅 fechas límite.
🤝 Agradecimiento: Agradece a los participantes por su tiempo y contribuciones. Reconoce el valor de sus aportes y muestra aprecio por su compromiso.
📧 Seguimiento por Correo Electrónico: Considera enviar un correo electrónico post-reunión que contenga el resumen de la discusión, las acciones acordadas y cualquier material adicional necesario. el uso de este template durante la reunión es esencial🎖, ya que agiliza el proceso y te permite ahorrar tiempo de manera efectiva. ¡Optimiza tu seguimiento